Set Organization

ในวิธีการออกแบบ Job Description ที่แท้จริงนั้นสิ่งสำคัญองค์กรต้องเริ่มจากการทบทวนผังกระบวนการของธุรกิจ ว่าในการแข่งขันปัจจุบัน เราควรใช้ Business Model แบบไหน กระบวนการขององค์กรควรเป็นอย่างไร จึงจะตอบโจทย์วิสัยทัศน์ จากนั้นก็ควรทบทวนโครงสร้างขององค์กรว่าหน่วยงานที่มีอยู่ ตอบโจทย์กระบวนการใหม่นั้นๆหรือยัง ควรต้องมีหน่วยงานอะไรบ้าง ต้องเพิ่มหน่วยงานอะไร ต้องลดหน่วยงานอะไร แล้วจึงมาพิจารณา กำหนดหน้าที่ของหน่วยงานเพื่อนำไปสู่การมอบหมาย และกำหนดหน้าที่ของตำแหน่งงานต่อไป ดังนั้นในระบบ องค์กรต้องทำการกำหนดข้อมูลโครงสร้างและ ตำแหน่งของบุคลากรในองค์กรให้เรียบร้อยก่อนที่จะทำการกำหนดอื่นๆต่อไป

Corporate Objective

การดำเนินธุรกิจในปัจจุบันมีการเปลี่ยนแปลงของปัจจัยแวดล้อมอยู่ตลอดเวลาดังนั้นหากหน่วยงานต่างๆทำงานตามหน้าที่แบบเดิมๆ ก็จะไม่สามารถนำพาให้องค์กรสู่ความสำเร็จได้ ดังนั้นกระบวนการแรกที่จะออกแบบ Job Description ได้ดี ต้องเริ่มจากวัตถุประสงค์และเป้าหมายขององค์กรว่า องค์กรต้องการอะไรมีเป้าหมายอะไรบ้าง แล้วจึงนำมาออกแบบ หน้าที่กิจกรรมว่าเราต้องทำอะไรเพื่อตอบโจทย์ต่างๆเหล่านั้น เพื่อให้การกำหนดหน้าที่กิจกรรมของฝ่ายต่างๆตรงตามวัตถุประสงค์ และครบถ้วนตามเป้าหมายด้านต่างๆมากที่สุด

Corporate/Department Job Assignment

กระบวนการในการทำ Job Description ที่ผ่านๆมามักจะเป็นการยื่นแบบฟอร์มให้หน่วยงานต่างๆเขียน Job ของหน่วยงานตัวเองออกมา ซึ่งผลลัพธ์ที่ได้มักจะได้ Job Description แบบเดิมๆตามที่เคยทำ ซึ่งหลายๆหน้าที่ไม่ได้ตอบโจทย์สิ่งที่องค์กรต้องการในปัจจุบัน ดังนั้นการกำหนด Job Description ที่ดีต้องกำหนดภาพรวมขององค์กรก่อนว่าเพื่อตอบวัตถุประสงค์เป้าหมาย ในองค์กรของเราต้องมีการดำเนินการเรื่องใดบ้าง มีหน้าที่หลักๆอะไรบ้าง แล้วจึงค่อยพิจารณาว่าหน้าที่หลักๆเหล่านั้นหน่วยงานใดควรจะเป็นผู้รับผิดชอบในการดำเนินการ

จากกระบวนการที่กล่าวมาจะทำให้องค์กรของเรามีการกำหนดหน้าที่กิจกรรมหลัก ที่ตอบโจทย์วัตถุประสงค์และเป้าหมายสำคัญขององค์กรตามแผนกลยุทธ์ขององค์กร ซึ่งจะทำให้เกิดการดำเนินการใหม่ๆหน้าที่ใหม่ๆขึ้นมาในองค์กร ไม่ใช่เขียนเฉพาะหน้าที่แบบเดิมๆที่เคยทำแบบวิธีการที่ผ่านมา

Position Job Assignment

หลังจากที่หน่วยงานต่างๆได้รับมอบหมายหน้าที่และกิจกรรมใหม่ที่สอดคล้องกับเป้าหมายทิศทางองค์กรแล้ว ผู้บริหารควรจะมีการระบุความคาดหวังต่อหน่วยงานต่างๆเพื่อให้หน่วยงานต่างๆกำหนดหน้าที่ใหม่ของหน่วยงาน ให้ตอบโจทย์นั้นด้วย และหลังจากนั้นก็ให้หน่วยงานต่างๆทบทวนการกำหนดหน้าที่ที่รับผิดชอบของตัวเอง ที่สอดคล้องกับยุคปัจจุบัน และดำเนินการมอบหมายหน้าที่ต่างๆให้กับตำแหน่งงานใต้บังคับบัญชาต่อไป ซึ่งกระบวนการนี้จะทำให้การกำหนดหน้าที่เป็นไปด้วยความครบถ้วนและสอดคล้องกันทั้งองค์กร

Advance Job List

สิ่งที่ยากในการออกแบบระบบ Job Description ขององค์กรและหน่วยงานต่างๆคือหลายๆองค์กรหลายๆหน่วยงาน ไม่สามารถออกแบบกิจกรรมใหม่ๆได้ว่าเราต้องทำอะไรอะไรที่ควรจะทำในปัจจุบัน ดังนั้นในระบบของเราจึงมีตัวช่วย โดยการเตรียม Main Job ที่หน่วยงานต่างๆควรจะทำได้ในยุคปัจจุบันไว้ในระบบ เพื่อให้องค์กรสามารถนำไปเป็นแนวทางกำหนด Job Description ของระดับต่างๆต่อไปได้อย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งจะทำให้ง่ายต่อการออกแบบระบบขององค์กร

Job Activity & Competency

ในการกำหนด Job Description ที่ดีนั้นในหน้าจอหลักของระบบเราจะไม่ลงรายละเอียดขั้นตอนต่างๆ ในการดำเนินการของแต่ละหน้าที่ ดังนั้นในการกำหนด Job Description เราจะแบ่งเป็น หัวข้อหลักคือ กำหนด Main Job ก่อน แล้วจึงมากำหนดรายละเอียดของหน้าที่หลักเหล่านั้น ในอีกขั้นตอนหนึ่ง ซึ่งเราจะเรียกว่า Job activity ซึ่งจะทำให้การทวนสอบนำไปใช้บริหารจัดการ การนำไปใช้งานของหน่วยงานต่างๆ เป็นไปด้วยความสะดวกเข้าใจได้ง่ายและไม่สับสนในการนำไปอ้างอิงการทำงาน

และนอกจากการกำหนด Job activity แล้ว ในระบบจะมีการกำหนด Job competency ของแต่ละหน้าที่หลักด้วยพร้อมทั้ง ระบุด้วยว่า competency นั้นๆ ควรจะมีการประเมินด้วยวิธีการใด และใช้วิธีการพัฒนาแบบใดจึงจะมีประสิทธิภาพประสิทธิผล มากที่สุดในการพัฒนาความสามารถของบุคลากรตามที่ระบุ

Summary Report

หลังจากที่หน่วยงานต่างๆตำแหน่งต่างๆมีการออกแบบ Job Description ทั้งหมดเรียบร้อยแล้ว ผู้บริหารสามารถมาตรวจสอบความเรียบร้อยจาก summary Report ซึ่งจะสรุปข้อมูลต่างๆในการกำหนด Job Description, Job activity และ Job competency ของทุกระดับทั้งหมดที่เราเลือกดูข้อมูล

และฐานข้อมูลนี้ก็จะเป็นเครื่องมือที่หน่วยงานต่างๆตำแหน่งงานต่างๆจะใช้อ้างอิง การทำหน้าที่และกิจกรรมร่วมกันของหน่วยงานต่างๆอีกด้วย ซึ่งจะเป็นเครื่องมือสำคัญที่ทำให้การทำงานสอดคล้องกันมีประสิทธิภาพ เพื่อขับเคลื่อนความสำเร็จขององค์กรต่อไป

SMART Job Description

หลังจากที่เรากำหนดหน้าที่กิจกรรมของระดับองค์กรหน่วยงานและตำแหน่งต่างๆแล้ว พนักงานในตำแหน่งต่างๆ สามารถดูข้อมูล Job Description รายตำแหน่ง ซึ่งส่วนที่ 1 จะมีรายการแสดง Main Job, job activity และส่วนที่ 2 จะแสดงข้อมูล Job competency ของแต่ละตำแหน่งอีกด้วย ซึ่งในข้อมูลส่วนที่ 1 ในส่วนของหน้าที่กิจกรรมนั้น พนักงานสามารถใช้เป็นข้อมูลในการปฏิบัติงาน ซึ่งในรายละเอียดของ Job Description นั้นจะแสดงข้อมูลเมนูบหรือหน้าที่หลัก และ Job activity อย่างชัดเจนเป็นลำดับ ซึ่งจะเป็นฐานข้อมูลอย่างดีที่จะใช้ในการบริหารจัดการการทำงานของตำแหน่งงานต่างๆได้อย่างมีประสิทธิภาพ

Job Competency

และในส่วนของข้อมูลส่วนที่ 2 Job competency หัวหน้างาน, HR และพนักงานในแต่ละตำแหน่ง สามารถนำไปเป็นข้อมูลอ้างอิงในการพัฒนาบุคลากรได้เป็นอย่างดี เพราะข้อมูลจะมีการระบุว่าหากพนักงาน จะสามารถทำงานในหน้าที่ต่างๆตามที่รับผิดชอบได้นั้น จะต้องมีความสามารถอะไรบ้าง และความสามารถด้านนั้นๆ วิธีการประเมินที่เหมาะสมคืออะไร และควรพัฒนาความสามารถนั้นด้วยวิธีการใดจึงจะมีประสิทธิภาพประสิทธิผลมากที่สุด